Datenschutzerklärung

Vorwort

Wir, emgress GmbH (nachfolgend gemeinsam: „das Unternehmen„, „wir“ oder „uns„) nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679; nachfolgend: „DSGVO“) sieht für uns zusätzliche Pflichten vor, um den Schutz personenbezogener Daten der von einer Verarbeitung betroffenen Person (wir sprechen Sie als betroffene Person nachfolgend auch mit „Kunde“, „Nutzer“, „Sie“, „Ihnen“ oder „Betroffener“ an) sicherzustellen.

Soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, umfasst dies vor allem die Pflicht, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren (vgl. Art. 13 und 14 DS-GVO). Mit dieser Erklärung (nachfolgend: „Datenschutzhinweise„) informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.

Unsere Datenschutzhinweise sind modular aufgebaut. Sie bestehen aus:

Teil A: Allgemeine Informationen und Hinweise für alle Verarbeitungen personenbezogener Daten
Teil B: Information über Verarbeitungstätigkeiten bei Aufruf und Interaktion mit der Webseite;
Teil C: Informationen für Anfragen per E-Mail, Post und Telefon
Teil D: Informationen für die Bewerbung auf ausgeschriebene Stellenangebote & Bewerberpool;
Teil E: Informationen über das Datenschutzmanagement
Teil F: Ihre Rechte als betroffene Person.

Teil A: Allgemeine Informationen

In diesem Abschnitt der Datenschutzhinweise finden Sie Informationen zum Geltungsbereich, zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, dessen Datenschutzbeauftragten, wichtigen Begriffen und Informationen zu grundlegenden Maßnahmen.

Geltungsbereich

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten

bei der Nutzung dieser Webseite,
bei der Nutzung des Kontaktformulars auf unserer Webseite,
bei sonstigen Anfragen per E-Mail, Post und Telefon sowie
bei der Bewerbung auf ausgeschriebene Stellenangebote.

aufgrund von Art. 13 und 14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Die Detailinformationen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten (Teil B bis Teil D).

Verantwortlicher

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DS-GVO ist:

emgress GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Conrad Wrobel und Alexander Birnkammerer

Leutragraben 1
07743 Jena
Telefon: +49 3641 6381676
E-Mail: info@emgress.de

Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten benannt:

SFP Data & Consulting UG (haftungsbeschränkt)
Lucas Prandi
Hofer Straße 7
07907 Schleiz

Telefon: +49 (0) 3663 4258601
E-Mail: info@sfpdata.de

Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten können Sie über die unter 2. genannten Kontaktdaten durch den Zusatz „z. H. Datenschutzbeauftragter“ oder über info@emgress.de aufnehmen.

Begriffsbestimmung

Wichtige und relevante Begriffsbestimmungen, die in diesen Datenschutzhinweisen verwendet werden, finden Sie in Art. 4 DS-GVO, abrufbar unter https://dsgvo-gesetz.de/art-4-dsgvo/ oder vergleichbaren Webseiten, die die DS-GVO zum Abruf bereitstellen.

Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (z. B. TLS-Verschlüsselung für unsere Webseite) unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern (Art. 28 DS-GVO)

Zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs setzten wir vereinzelt externe Dienstleister ein (z. B. für die Bereiche IT). Diese werden nur nach unserer Weisung tätig. Mit den Dienstleistern wurde ein den Anforderungen des Art. 28 DS-GVO entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der unter anderem auch vorsieht, dass die vom Auftragsverarbeiter gegebenenfalls eingesetzten Unterauftragsverarbeiter denselben Verpflichtungen unterliegen, wie der von uns beauftragte Auftragsverarbeiter.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Wir haben nicht die Absicht, von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für ein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) zu verwenden. Entsprechende Verfahren sind nicht implementiert oder umgesetzt.

Änderungen der Datenschutzhinweise

Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden unsere Datenschutzhinweise regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie insbesondere auf unserer Webseite www.emgress.de/datenschutzerklaerung/ informiert.

Diese Datenschutzhinweise haben den Stand von September 2024.

Teil B: Verarbeitung personenbezogener Daten bei Besuch und Interaktion mit unserer Webseite

In diesem Teil der Datenschutzerklärung informieren wir Sie im Detail über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Aufruf oder Interaktion mit unserer Webseite.

Verarbeitung personenbezogener Daten bei Aufruf der Webseite

Bei jedem Aufruf dieser Webseite und/oder deren Unterwebseiten (im Folgenden: „Webseite“), also der bloßen Betrachtung ohne eine Registrierung und ohne dass Sie uns anderweitig Informationen mitteilen, verarbeiten wir personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Die Erfassung der Daten und Informationen vom System Ihres Geräts erfolgt automatisiert. Die erfassten Daten und Informationen werden in sog. Server-Log-Files gespeichert.

Es handelt sich dabei um Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (hier: Websitebesucher) beziehen.

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Die nachfolgend beschriebenen Daten werden automatisch durch den von Ihnen eingesetzten Browser bei einem Aufruf unserer Webseite übertragen:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Anfrage (Aufruf der Webseite)
Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
Inhalt der Anforderung (besuchte Seite)
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
jeweils übertragene Datenmenge
vorher besuchte Seite
Browsertyp und Browserversion
Gerätetyp
Betriebssystem und dessen Oberfläche
Sprache und Version der Browsersoftware

Zweck der Datenverarbeitung

Zweck dieser Verarbeitung ist die Abrufbarkeit unserer Webseite von Ihrem Endgerät und das Ermöglichen einer korrekten Darstellung unserer Webseite auf Ihrem Endgerät bzw. in Ihrem Browser. Weiterhin dienen die vorgenannten Daten zu einer Optimierung der Webseite und Sicherstellung der Sicherheit der Systeme des Verantwortlichen. Eine Auswertung der Daten zum Zwecke eines Marketings erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Ihnen eine für Ihren genutzten Browser und Endgerät optimierte Webseite zur Verfügung zu stellen, Ihnen die für den Aufruf der Webseite erforderliche Kommunikation zwischen unserem Server und Ihrem Endgerät zu ermöglichen und unerlaubte Zugriffe auf unsere Systeme und die Sicherheit der Daten und Informationssysteme sicherzustellen. Die zum vorbezeichneten Zweck erhobenen Daten sind technisch erforderlich.

Speicherung und Speicherdauer

Die erhobenen Daten werden automatisch gelöscht, wenn diese für den dargestellten Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind. Dies erfolgt bei den vorbezeichneten erhobenen personenbezogenen Daten nach Beendigung der von Ihnen mit dem Abruf der Webseite gestarteten Sitzung.

Weitergabe an Dritte (Empfängerkategorien)

Die Bereitstellung unserer Webseite erfolgt in weiterem Umfang unter Einschaltung geeigneter und sicherer Hostingdienstleister, die uns die für den Betrieb der Webseite und der Bereitstellung der Inhalte erforderlichen Server in ihren Rechenzentren bereitstellen. Die Daten werden durch den Hostingdienstleister aufgrund des bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrages ausschließlich in unserem Auftrag und auf unsere Weisung verarbeitet.

Die von uns beauftragten Hostingdienstleister verarbeiten die erhobenen Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union oder in Deutschland.

Cookies (Tracking & Nutzungsanalyse)

Wir verwenden auf unserer Website Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Desktop-, Notebook-, Mobilgerät oder vergleichbarem Endgerät abgelegt werden. Cookies werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuches unserer Webseite automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Teilweise können auch Cookies von Drittunternehmen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite benutzen. Diese ermöglichen uns oder Ihnen die Nutzung bestimmter Dienstleistungen des Drittunternehmens (bspw. die Anzeige von Videos).

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen von Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Die von uns verwendeten Cookies haben wir in die folgenden Kategorien eingeteilt:

Notwendige Cookies erlauben es Ihnen, sich auf der Website zu bewegen und wesentliche Funktionen, wie sichere und private Bereiche, zu nutzen.

Analyse-Cookies helfen uns nachzuvollziehen, wie Sie unsere Website nutzen (z. B. welche Seiten Sie besuchen). Sie liefern statistische Zahlen darüber, wie unsere Website genutzt wird und verbessern die Website, indem Sie Fehler und Performance-Probleme ermitteln.

Funktionscookies sind Cookies, die eingesetzt werden, um die Auswahl der Nutzer zu speichern und somit ihr Benutzererlebnis zu verbessern (z. B. Sprachauswahl).

Marketing-Cookies werden eingesetzt, um Informationen über die Wirkung unserer Marketingkampagnen auf anderen Websites auf Nutzer und Nichtnutzer zu erfassen.

Teil C: Verarbeitung personenbezogener Daten bei Anfragen per E-Mail, Post und Telefon

In diesem Teil der Datenschutzerklärung informieren wir Sie im Detail über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei von Ihnen veranlassten Anfragen an uns. Nachfolgend haben wir die relevanten einzelnen Verarbeitungstätigkeiten erfasst und erhoben.

Anfrage per E-Mail und Post

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage einschließlich aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten, insbesondere:

Personenstammdaten: Vor- und Nachname, ggf. Position im Unternehmen
Kontaktinformationen: Telefonnummer (Durchwahl), (personalisierte) E-Mail-Adresse, Anschrift (idR. die Firmenanschrift)
Anfrageinhalte: konkrete Inhalte Ihrer Anfrage, insbesondere Anhänge (Dokumente, Bilder, etc.), Meta-Daten der Anhänge (Erstellungsdatum, Autor, Letzter Bearbeitender, Speicherdatum, etc.), Angaben in der Betreffzeile
Übermittlungsinformationen: Datum und Uhrzeit des Versands und Empfangs der E-Mail
Sonstige Identifikationsinformationen: ggf. IP-Adresse

verarbeitet.

Es kann ferner nicht ausgeschlossen werden, dass uns aufgrund des Empfangs einer an uns gerichteten E-Mail auch personenbezogener Daten Dritter bekannt werden. Diese personenbezogenen Daten umfassen insbesondere:

E-Mail-Adresse des Empfängers im Cc oder Bcc,
Personenstammdaten durch Erwähnung im E-Mail-Text oder in Anhängen (Dokumenten).

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Verbesserung des Kundenservices, zum Nachweis der Kommunikation, zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche, Betrugsprävention und -aufdeckung sowie zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, soweit Ihre von Ihnen an uns gerichtete Anfrage im Zusammenhang mit der Begründung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit uns steht.

In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran,

die an uns gerichtete Kundenanfrage zu beantworten und den Kundenservice zu gewährleisten,
den Kundenservice zu verbessern, in dem wir aufgrund der an uns gerichteten Anfrage, häufig aufkommende Fragestellungen identifizieren und dadurch unser Serviceverhalten den betroffenen Personen und potenziellen Kunden gegenüber verbessern können,
die mit uns geführte Kommunikation nachweisen zu können, um getroffene Vereinbarungen oder erhaltene Informationen, insbesondere im Falle von möglichen und nicht auszuschließenden rechtlichen Auseinandersetzungen, belegen zu können,
die mit der Anfrage verbundenen und erhobenen personenbezogenen Daten zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche verwenden zu können,
die erhobenen personenbezogenen Daten zu verarbeiten, um Betrug oder Missbrauch zu verhindern und aufzudecken und
Kundenanfragen zu analysieren, um interne Prozesse und Abläufe zu optimieren.

Für die dargestellten Interessen verarbeiten wir ausschließlich die unter a) dargestellten personenbezogenen Daten. Sofern Ihre Anfrage zur Optimierung von Geschäftsprozessen oder der Verbesserung des Kundenservice genutzt werden soll, werden wir Ihre personenbezogenen Daten angemessen pseudonymisieren oder anonymisieren.

Speicherung und Speicherdauer

Die von Ihnen im Rahmen der Anfrage mitgeteilten oder übersandten Daten werden von uns gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Für den Fall, dass zwischen Ihnen und uns ein Vertragsverhältnis besteht, werden wir die aus der Anfrage erhobenen personenbezogenen Daten für die Dauer des Bestehens des Vertragsverhältnisses speichern und nach Ablauf einer Frist von vier Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem das Vertragsverhältnis endet und vollständig abgerechnet ist, löschen.

Ist der Zweck für die Datenspeicherung entfallen oder das Vertragsverhältnis beendet, können der Löschung zwingende gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Im Falle des Eingreifens gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, insbesondere solcher des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung (§§ 147 AO, 257 HGB), schränken wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Erreichung des Verarbeitungszweckes ein.

Weitergabe an Dritte

Für die Herstellung einer Empfangs- und Sendebereitschaft für E-Mail-Anfragen bedienen wir uns eines geeigneten und sicheren Hostingdienstleister, der uns die für den Empfang und den Versand von E-Mail-Nachrichten erforderlichen Server in seinem Rechenzentrum bereitstellt. Die Daten werden durch den Hostingdienstleister aufgrund des bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrages ausschließlich in unserem Auftrag und auf unsere Weisung verarbeitet.

Der von uns beauftragte Hostingdienstleister verarbeiten die erhobenen Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union oder in Deutschland.

Sofern erforderlich, werden die erhobenen personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung steuerrechtlicher Verpflichtungen oder zu Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche an Steuerberater und Rechtsanwälte übermittelt.

Wir können kraft Gesetzes verpflichtet sein, die erhobenen personenbezogenen Daten an Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden oder sonstige öffentliche Behörden offenzulegen, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Anfrage per Telefon

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage einschließlich aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten, insbesondere:

Personenstammdaten: Vor- und Nachname, ggf. Position im Unternehmen
Kontaktinformationen: Telefonnummer (Durchwahl)
Anfrageinhalte: konkrete Inhalte Ihrer Anfrage, insbesondere von Ihnen getätigte Angaben, insb. weitere Kontaktinformationen wie E-Mail, Anschrift, Kundennummern, etc.
Übermittlungsinformationen: Datum und Uhrzeit des Anrufes, Dauer des Anrufs, Empfänger des Anrufes (Nebenstelle)
Sonstige Identifikationsinformationen: ggf. IP-Adresse (bei VoIP)

verarbeitet.

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Zwecke entsprechen den Angaben zu Teil C, Ziff. 1. b).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlagen entsprechen den Angaben zu Teil C, Ziff. 1. c).

Speicherung und Speicherdauer

Die Speicherung der Verbindungsdaten, Standortdaten und weiterer technischer Informationen beim Aufbau eines Telefonats bei dem Anbieter von Telekommunikationsdiensten im Sinne von § 3 Nr. 1 und 61 TKG bleibt unberührt; dieser speichert diese Daten in eigener Verantwortlichkeit kraft Gesetzes.

Weitergabe an Dritte

Für den Betrieb einer Voice-over-IP-Telefonanlage bedienen wir uns eines geeigneten und sicheren Hostingdienstleister, der den hierzu erforderlichen Server in seinem Rechenzentrum bereitstellt. Die Leistungserbringung des Hostingdienstleisters erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Daten werden durch den Hostingdienstleister ausschließlich in unserem Auftrag und auf unsere Weisung verarbeitet. Der von uns beauftragte Hostingdienstleister verarbeiten die erhobenen Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union oder in Deutschland.

Im Übrigen gelten die Informationen des Teil C. 1. e) entsprechend.

Teil D: Verarbeitung personenbezogener Daten Bewerbungen

In diesem Teil der Datenschutzerklärung informieren wir Sie im Detail über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei einer Bewerbung als Beschäftigter oder Beschäftigte in einem Unternehmen unserer Unternehmensgruppe.

Allgemeine Informationen

Wir stellen auf unserer Webseite Kontaktinformationen für (Initiativ-)Bewerbungen bereit, welche für die elektronische Kontaktaufnahme im Rahmen des Bewerbungsprozesses genutzt werden können und sollen. Sie können Bewerbungen unter anderem per E-Mail oder auch postalisch an uns senden.

Konkrete Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie sich bei uns per E-Mail oder per Post auf eine von uns ausgeschriebene offene Stelle oder im Wege einer Initiativbewerbung bewerben, verarbeiten wir von Ihnen folgende personenbezogene Daten:

Personenstammdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, ggf. Familienstand, ggf. Elterneigenschaft, ggf. Geschlecht
Kontaktinformationen: Telefonnummer(n), postalische Anschrift
Bewerbungsunterlagen: Schulabschluss- und Ausbildungszeugnisse, Angaben im Lebenslauf, Angaben im Anschreiben, Arbeitszeugnisse, ggf. Empfehlungsschreiben
Berufliche Informationen: frühere(r) Arbeitgeber, Berufsbeschreibungen, ausgeübte Tätigkeiten, Arbeitsorte
Qualifikationen: ggf. Sprachkenntnisse, ggf. Fachkenntnisse
Übermittlungsinformationen: Datum und Uhrzeit des Versands und Empfangs der E-Mail, Datum des Eingangs Ihrer Bewerbung
Sonstige Identifikationsinformationen: ggf. IP-Adresse bei E-Mail-Versand
Kommunikationsdaten: E-Mail-Verkehr im Rahmen des Bewerbungsprozesses, Notizen und Aufzeichnungen von Telefonaten, Vorstellungs- oder Auswahlgesprächen
ggf. Gesundheitsdaten: ggf. Angaben zu gesundheitlichen Einschränkungen (Arbeitstauglichkeit), ggf. Angaben zur Schwerbehinderung

Die Daten werden unmittelbar bei Ihnen erhoben.

Zudem können wir folgende weitere Informationen erheben:

Informationen aus sozialen Netzwerken und Karriereplattformen (z. B. LinkedIn, XING, Indeed, Facebook, Instagram, etc.), wenn von Ihnen bereitgestellt oder öffentlich zugänglich,
ggf. Auszug aus dem Bundeszentralregister, wenn Sie sich auf eine Stelle in Leitungsfunktion bewerben

Zwecke der Datenverarbeitung

Zwecke der Verarbeitung sind:

Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses durch Auswahl des am besten geeigneten Bewerbenden auf eine offene Stelle, Bewertung von Qualifikationen von Fähigkeiten und Erfahrungen,
effiziente Verwaltung und Gestaltung des Bewerbungsprozesses, etwa durch Organisierung und Zentralisierung von Bewerbungseingängen, die zentrale Koordination von Interviews und Kommunikation mit den Bewerbenden,
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, etwa aus dem Antidiskriminierungsgesetzen, Gleichstellungsvorschriften, Datenschutzvorschriften oder Arbeitsrecht,
Verteidigung gegen oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen,
Sicherstellung der IT-Sicherheit sowie Betrugsprävention.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Sofern die Datenverarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Eine solche rechtliche Verpflichtung ergibt sich insbesondere aus der sich aus Art. 5 Abs. 2 DS-GVO ergebenden Rechenschaftspflicht zum Nachweis der Einhaltung datenschutzrechtlicher Verpflichtungen.

Im Übrigen verarbeiten wir die vorbezeichneten personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Das berechtigte Interesse resultiert unter anderem aus der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), der Verteidigung gegen oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen, der effizienten Gestaltung von Bewerbungsprozessen, der unternehmensinternen Zentralisierung von Entscheidungs- und Auswahlprozessen.

Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns zustande, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG sowie auf Grund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Speicherung und Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist.

Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlangen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z.B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt im Übrigen nur, soweit dies nach den gesetzlichen Bestimmungen zulässig ist, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt. Dies betrifft insbesondere Steuerberater, Sozialversicherungsträger, Unfallversicherungsträger, Träger (betrieblicher) Altersvorsorge, Rechtsanwalt, Rentenversicherungsträger, Finanzamt und ggf. Aufsichtsbehörden.

Bildung eines Bewerberpools

Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen, besteht ggf. die Möglichkeit, Sie in unseren Bewerber-Pool aufzunehmen. Hierüber werden wir Sie im Zusammenhang mit der Auswahlentscheidung informieren und unterrichten.

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Die hierzu verarbeiteten personenbezogenen Daten umfassen die zuvor unter Teil D. 2. a) erhobenen personenbezogenen Daten.

Zwecke der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die mögliche Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses in der Zukunft entsprechend etwaiger freiwerdender Vakanzen. Wir können Sie hierzu proaktiv ansprechen, wenn wir der Auffassung sind, dass das Stellenprofil der frei gewordenen Vakanz auf Ihr persönliches Profil passt und die uns aus dem Bewerbungsprozess bekannt gewordenen Vorstellungen zu Arbeitsort, Arbeitszeit und Gehalt grundsätzlich vereinbar sind.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Aufnahme in den Bewerberpool bedarf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO). Wir werden Sie im Zusammenhang mit der Auswahlentscheidung um die Erteilung Ihrer Einwilligung bitten. Die Einwilligung erfolgt durch Sie freiwillig und steht in keinem Zusammenhang zum laufenden Bewerbungsverfahren.

Sie können die erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Richten Sie Ihren Widerruf hierzu textförmlich an info@emgress.de oder an die unter Teil A 2. und 3. benannten Kontaktpersonen. Mit dem von Ihnen erklärten Widerruf werden die von uns erhobenen personenbezogenen Daten unwiderruflich aus dem Bewerberpool gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Speicherung und Speicherdauer

Die Daten werden spätestens zwei Jahre nach Erteilung der Einwilligung aus unserem Bewerberpool gelöscht.

Weitergabe an Dritte

Die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe An Dritte zum Zwecke der Verteidigung gegen Rechtsansprüche, wie Rechtsanwälte, bleibt unberührt.

Teil E: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Datenschutzmanagements

In diesem Teil der Datenschutzerklärung informieren wir Sie im Detail über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Ausübung Ihrer unter Teil F dargestellten Rechte.

Allgemeine Informationen

Mit der Ausübung der Ihnen als Betroffener einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verbundenen Rechte aus Art. 15 ff. DS-GVO werden durch uns von Ihnen personenbezogene Daten verarbeitet. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die von Ihnen geltend gemachten Rechte prüfen und bearbeiten zu können. Die Geltendmachung der in Teil F bezeichneten Rechte setzt jedoch voraus, dass Sie auch Betroffene oder Betroffener einer Datenverarbeitung unseres Unternehmens sind.

Information zur Datenverarbeitung

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Kontaktieren Sie uns zu dem Zweck, die Ihnen zustehenden Rechte als Betroffene oder Betroffener einer Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns auszuüben, werden wir regelmäßig folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten

Personenstammdaten: Vor- und Nachname, ggf. Geburtsdatum
Kontaktinformationen: Telefonnummer, (personalisierte) E-Mail-Adresse, Anschrift
Anfrageinhalte: konkrete Angaben zur Ausübung Ihrer Rechte
Übermittlungsinformationen: Datum und Uhrzeit des Versands und Empfangs der E-Mail, Datum und Uhrzeit des Anrufes, Dauer des Anrufes
Sonstige Identifikationsinformationen: ggf. IP-Adresse

Zwecke der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist die Beantwortung Ihrer Anfrage und Erfüllung der von Ihnen geltend gemachten Rechte aus Art. 15 ff. DS-GVO.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO. Wir sind nach Art. 12 Abs. 2 und 3 DS-GVO verpflichtet, die von Ihnen geltend gemachten Rechte zu erfüllen. Wir sind zum Nachweis der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO verpflichtet.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die von Ihnen erhobenen Ansprüche vollständig und rechtmäßig zu erfüllen.

Speicherung und Speicherdauer

Wir werden Ihre Anfrage zur Ausübung von Betroffenenrechte für die Dauer von drei Jahren, beginnend ab dem Ende des Jahres, in dem Sie uns erstmals aufgefordert haben, Ihnen zustehende Rechte aus Art. 15 ff. DS-GVO zu erfüllen. Die Speicherung ist erforderlich, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nachzuweisen. Die Ansprüche unterliegen der gesetzlichen Regelverjährungsfrist ab dem Zeitpunkt, ab dem sie ausgeübt werden. Für die Dauer des Laufes der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren haben wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung, um uns gegen die Geltendmachung von Rechtsansprüchen verteidigen zu können.

Weitergabe an Dritte

Die von uns erhobenen Daten werden zu den vorbezeichneten Zwecken unter Umständen und bei Erforderlichkeit intern an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet (offengelegt).

Ihre personenbezogenen Daten werden an den von uns benannten Datenschutzbeauftragten übermittelt, sofern Sie die Anfrage nicht unmittelbar an diesen richteten.

Für die Verwaltung von Betroffenenanfragen nutzen wir ein webbasiertes Datenschutzmanagementsystem. Der Anbieter des Datenschutzmanagementsystems hat mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich in unserem Auftrag und auf unsere Weisung hin verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland oder der Europäischen Union.

Sofern erforderlich, werden die erhobenen personenbezogenen Daten zum Zwecke der Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche an Rechtsanwälte übermittelt.

Wir können kraft Gesetzes verpflichtet sein, personenbezogene Daten von Ihnen im Zusammenhang mit der Geltendmachung von Ansprüchen nach Art. 15 ff. DS-GVO an öffentliche Stellen, etwa Aufsichtsbehörden oder Gerichte, offenzulegen. Wir werden hierbei sicherstellen, dass für eine solche Offenlegung und Übermittlung eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Teil F: Ihre Rechte als betroffene Person

Ihre Rechte als Betroffener bezüglich Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber jederzeit geltend machen. Sie haben als Betroffener das Recht:

gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist;
gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen („Datenübertragbarkeit„);
gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DS-GVO erfolgt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Sofern es sich nicht um einen Widerspruch gegen Direktwerbung handelt, bitten wir bei Ausübung eines solchen Widerspruchs um die Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen;
gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal (auch vor der Geltung der DS-GVO, d. h. vor dem 25.5.2018) erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Willen, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde: Thüringer Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, https://www.tlfdi.de/tlfdi/.